Краеугольным камнем любой методологии повышения эффективности, будь то Производственная система Тойоты, Теория ограничений Голдрата или Шесть сигм, является вовлечение персонала в процесс изменений. Сколько копий сломали молодые лидеры перемен и опытные консультанты о стены сопротивления широких коллективных масс уже не расскажет ни один отчет о внедрении.
Перебирая миллионы комбинаций и подходов, в основе своей, предприятия чаще всего приходят к варианту вовлечения персонала через подачу предложений об улучшении. Вариант действительно проверенный, логичный, и, на первый взгляд, простой в воплощении. Предлагая человеку улучшить не какой-то абстрактный винтик в машине предприятия, а свое рабочее место, и устранить боль, терзающую его годами, с одной стороны, решаешь насущные проблемы трудового коллектива, а с другой, бессовестно "покупаешь за бусики" лояльность персонала, закладывая атмосферу сотрудничества и вовлеченности - идеальную базу для дальнейших изменений и великих свершений бизнеса.
Но настолько ли прост это способ вовлечения персонала, каким кажется? Как человек, с нуля организующий эту систему уже в пятый раз, однозначно говорю вам, дорогие читатели – НЕТ.
Давайте разберем процесс по атомам:
Боль №1
"Все в бумаге". Если стоит цель быстро организовать процесс подачи улучшений, то ни о каких цифровых платформах речи идти не может. Используют только бумажные бланки подачи, заполняемые вручную. Соответственно подобный способ организации процесса влечет за собой сложности в обработке, хранении, ведении статистики поданных улучшений (элементарно, почерк разобрать порой не так просто), создание дополнительных временно действующих органов в лице комиссий по рассмотрению предложений.
Боль №2
"Обещанного три года ждут". Сложности в процессе администрирования поданных предложений приводят к тому, что некоторые кайзены могут реализовываться месяцами. А администратор процесса (чаще всего подразделение по развитию производственной системы) обнаруживает подобные проблемные предложения с губительным отставанием.
Боль №3
"Ну понятно, и это тоже не работает". Отсутствие прозрачности в процессе рассмотрения и реализации предложений, вековые сроки реализации, а также сложность в подаче для инициатора приводят к экспоненциальному падению мотивации сотрудников на подачу новых улучшений.
В данной статье я не буду затрагивать высокие материи, связанные с донесением до каждого сотрудника целей деятельности по подаче предложений об улучшении, ибо данная тема по объему своему тянет скорее на трехтомник и не вписывается в формат портала. Я расскажу о своем положительном опыте непосредственно в организации процесса. Изначально предложения на заводе подавались в бумажном виде, рассматривались сборной комиссией раз в неделю и отправлялись на дальнейшую реализацию. Спустя несколько месяцев предложение реализуется. Но сотрудники, ответственные за процесс, в ручном режиме пытаются управиться с несколькими сотнями предложений.
В очередной раз потратив неделю на сбор и обработку статистики по поданным, реализованным и зависшим предложениям, мы с сотрудниками отдела развития производственной системы завода "Красное Сормово", решили, что так дальше жить нельзя, и процесс точно требует значительного улучшения и цифровизации.
Немного в цифрах:
Как видно, организация процесса подачи улучшений в режиме ручного управления не трудоемкая, а сверх трудоемкая!
Изучив опыт нескольких десятков компаний, оценив все предложения, существующие на рынке, готового решения, удовлетворяющего нашим скромным требованиям, к сожалению, так и не нашли. Тогда в лучших традициях ТРИЗ мы изменили формулировку проблемы, обобщив ее до уровня модели: вместо вопроса "как нам собирать предложения по улучшению?", стало "как вести коммуникацию с множеством пользователей в онлайн-режиме, по заданному скрипту, без участия человека?". И ответ стал очевиден! Нам нужен чат-бот с заложенным алгоритмом заполнения бланка подачи предложения, сливающий все готовые заявки в общее пространство с возможностью дальнейшей обработки, хранения, анализа. Именно этот вариант и был нами реализован. Любой сотрудник имеющий телефон с функцией распознавания QR-кода, может мгновенно подать предложение. Сам процесс подачи предложения выглядит теперь следующим образом:
В настоящее время мы используем три мессенджера - Вконтакте, Viber, Telegram, но в ближайшее время добавится еще Whatsapp. Поданные таким образом предложения стекаются в crm-систему и обрабатываются каждый день.
Панель администратора имеет ряд вкладок, соответствующих стадиям реализации: "Принято" / "Отклонено", "Находится на оценке эксперта" / "Получено заключение", а также "Находится в стадии реализации" / "Уже реализовано". При каждом продвижении предложения инициатору приходит уведомление, таким образом обеспечивается прозрачность на протяжении всего цикла реализации.
Цифровой вид и автоматическое формирование статистики по всем исполнителям и экспертам значительно облегчило администрирование. Это, в свою очередь, снизило срок реализации предложений в разы. Какие показатели процесс имеет сейчас:
В дальнейшем весь процесс должен перерасти в систему управления знаниями – в огромную библиотеку уже опробованных готовых решений для всех переделов.
В качестве лучшей практики данное решение уже тиражировано на территории нашего партнера. На базе чат-бота подачи ППУ ПАО "Завод "Красное Сормово" совместно с рабочей группой проекта "Новые идеи – новые достижения" МАОУ "Школа №79 им. Н.А. Зайцева" произведена адаптация и развертывание инструмента по приему предложений и новых идей от учеников, родителей и сотрудников учебного заведения для их обработки, оценки и внедрения.
Это первый пример из огромного множества реализованных на нашем предприятии улучшений. На страницах этого портала я буду последовательно рассказывать о логике работы по повышению эффективности, делиться полученными инсайдами и результатами.
Строим прозрачные процессы, управляемую систему, эффективный бизнес!
Директор по развитию ПС завода "Красное Сормово" Александр Цурганов
